Badan Kepegawaian Negara (BKN) secara resmi menghadirkan Lemari Digital (Document Management System/DMS) sebagai sistem nasional pengelolaan arsip kepegawaian ASN. Kebijakan ini menandai perubahan besar dalam tata kelola arsip kepegawaian yang tidak lagi berbasis dokumen fisik, melainkan wajib digital.
Hal ini ditegaskan melalui Surat Edaran Kepala BKN Nomor 11 Tahun 2025, yang menyatakan bahwa:
1. BKN tidak lagi menerima arsip fisik
2. Arsip ASN wajib dialihmediakan ke bentuk digital
3. Pengelolaan dilakukan melalui DMS & MyASN1
Cara Akses Lemari Digital (DMS) oleh ASN
1๏ธโฃ Akses laman MyASN
2๏ธโฃ Login menggunakan akun SIASN ASN (NIP & password)
3๏ธโฃ Pilih menu Lemari Digital / Arsip ASN
4๏ธโฃ ASN dapat melihat, mengunduh, dan mengunggah dokumen sesuai kewenangan
5๏ธโฃ Dokumen akan diverifikasi oleh instansi sebelum dinyatakan sah
Catatan:
ASN tidak perlu menyerahkan arsip fisik ke BKN
Pastikan dokumen jelas, lengkap, dan sesuai ketentuan
Keabsahan dokumen menjadi tanggung jawab ASN & instansi
Jenis Arsip yang Dikelola
Arsip ASN Utama (Wajib):
SK CPNS & SK PNS, riwayat pangkat, jabatan, pendidikan, dan diklat.
Arsip ASN Kondisional:
SK pindah instansi, cuti di luar tanggungan negara, peninjauan masa kerja, dan pemberhentian.
Tujuan Digitalisasi Arsip ASN
โ Arsip aman dan sah secara hukum
โ Layanan kepegawaian lebih cepat
โ Data ASN terintegrasi secara nasional
โ Risiko arsip hilang dan rusak diminimalkan
๐ค ASN berperan aktif mengelola arsip pribadi
๐ข Instansi bertanggung jawab memverifikasi dan memutakhirkan
๐ BKN menjamin keamanan dan koordinasi nasional sistem
Yuk, pastikan arsip kepegawaian Anda sudah rapi dan digital!
Transformasi birokrasi dimulai dari tertib arsip.
Sumber: Surat Edaran Kepala BKN Nomor 11 Tahun 2025 Download Aturan